So erledigen Sie die Buchhaltung ganz einfach selbst

Das Thema Buchhaltung ist für Sie ein Buch mit sieben Siegeln? Zeitraubend und lästig noch dazu? Dann sollten Sie sich einmal mit den Funktionen moderner Softwareprogramme auseinandersetzen, die Ihnen genau in diesem Bereich viel Arbeit und obendrein den Steuerberater ersparen können. Wir zeigen Ihnen, welche Vor- und Nachteile mit einer selbstständigen Buchhaltung einhergehen und wie Sie an eine solche Software kommen.

Eigenständige Buchführung mit einer Software – ja oder nein?

Vorteile	Nachteile
– Mit einer digitalen Buchhaltung sparen Sie Material- und Energiekostenaufgrund des reduzierten Papier- und Platzverbrauchs.	– Für die Einführung der Software fallen Investitionskosten oder Lizenzgebühren an. Bedenken Sie außerdem den finanziellen Aufwand für Updates und Wartungen.
– Durch automatisierte Datenerfassung beschleunigen sich Arbeitsschritte, wodurch Ihnen mehr Zeit für wichtige Kernaufgaben bleibt.	– Insbesondere in der Einführungsphase der neuen Software benötigen Sie ausreichend Zeit, um sich selbst und Personalentsprechend zu schulen.
– Ihre Daten und Belege werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Mit einer zusätzlichen Cloud-Lösung ist ein Zugriff von jedem Standortmöglich.	– Eine digitale Buchhaltung erfordert spezielle Zugriffs- und Nutzungsrechte für befugte Personen. Eine Cloud-Option birgt Sicherheitsrisiken im Netz.
– Eine schnelle und unkomplizierte Rechnungsstellung sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit.	– Nicht jeder Softwarehersteller garantiert Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen Buchhaltungsvorschriftenund/oder Datenschutzverordnungen.
– Eine digitale Buchhaltungssoftware sorgt für mehr Effizienz im Betriebsalltag mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten und steigert damit die Produktivität Ihrer Firma.

Tipp: Shopware oder Magento – ein Vergleich auf Augenhöhe

Wie finden Sie den passenden Softwareanbieter

Wenn Sie sich für ein Buchhaltungssystem entscheiden, stehen Sie vor einer nicht besonders kleinen Auswahl an verschiedenen Softwareprodukten von unterschiedlichen Herstellern. Damit Sie bei der Wahl des passenden Programms nicht den Kopf verlieren, haben wir Ihnen hier eine Vorgehensweise zusammengefasst, an der Sie sich orientieren können, um das richtige Buchhaltungssystem zu finden.

Formulieren Sie die Ziele, die Sie mit der neuen Software erreichen wollen und sowie die Erwartungen an diese.
Informieren Sie sich bei Bekannten, Geschäftspartnern, in Fachzeitschriften oder auf einem Online-Ratgeber über die Bestandteile von Buchhaltungssystemen oder nehmen Sie eine intensive Beratung durch Experten in Anspruch.
Treffen Sie eine konkrete Auswahl der Module, die zwangsläufig notwendig für Sie und/oder Ihr Unternehmen sind.
Beginnen Sie mit der Suche nach einem geeigneten Programm und treffen Sie eine Vorauswahl von maximal fünf Favoriten.
Gleichen Sie diese nun mit ihren vorformulierten Kriterien ab. Überprüfen Sie dabei die einzelnen Features, die den Kern der Software bilden, sowie diejenigen, die Sie als Zusatzfunktionen hinzubuchen können.
Entscheiden Sie sich für das System, dass die meisten Ihrer Anforderungen erfüllt und zudem mit guten Nutzerbewertungen aufwarten kann.

Diese Anforderungen sollte eine Buchhaltungssoftware erfüllen

Um Ihnen einen Eindruck zu den vielfältigen Funktionen eines Buchhaltungssystems zu geben, finden Sie im Folgenden eine Übersicht mit Attributen, die in vielen Softwareprogrammen enthalten sind:

Automatisierte Belegerfassung und -archivierung
Vorschläge zur Buchungssätzen
Leicht verständliche Kontenbezeichnungen
Service-Portal für Nutzer mit Tipps, Wissen und Tutorials
Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Vorschriften
Informative Analysen und Auswertungen in Grafiken oder Statistiken
Verbuchung von Anlagegütern und Verwaltung von Anlagevermögen
Schnittstellenfunktion zu Steuerberater, DATEV/ELSTER oder Apps
Modul zur Umsatzsteuervoranmeldung
App für Smartphones und Tablets zur mobilen Belegerfassung (z.B. per Foto)
Cloud-Lösung für zeit- und ortsunabhängigen Zugriff
Anlagefunktion von Liefer- und Kundenkonten
Auswahlmöglichkeiten von mehreren Kontenrahmen
Hotline, Chat oder andere Kundendienstoptionen
Möglichkeit zum Onlinebanking
Vorlagen und Muster für die Erstellung von Rechnungen

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Tipp: Fällen Sie keine vorschnellen Entscheidungen. Schließlich ist die Einführung eines Buchhaltungssystems eine große Sache, da es im besten Fall langfristig zum Einsatz kommen soll. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit, die in Frage kommenden Softwareprogramme auf Herz und Nieren zu prüfen. Einige bieten Ihnen dafür sogar kostenlose Testphasen an, die Sie durchaus in Anspruch nehmen sollten.